Tres maneras de gestionar tu tiempo en el siglo XXI: 'apps', 'bullet journals' y las infalibles listas

Elena de los Ríos.

La evaluación de la prioridad de las tareas y el tiempo que dedicamos a cada una se ha convertido en un factor clave a la hora de sacarle el máximo rendimiento a la jornada laboral y, por extensión, en el misterio que resuelve muchísimos problemas de conciliación. Si no te hemos convencido ya para que dediques unos minutos diarios a gestionar tu tiempo, es que los minutos te sobran. Eso sí que es privilegio del bueno. Para las demás, toca poner al día las herramientas.

Las técnicas que te interesa conocer se engloban bajo el anglicismo ‘time blocking’, y supone un paso adelante al respecto de las clásicas listas de tareas. Cuidado: las listas pueden seguir funcionando para las que tienen la férrea voluntad de agotarla sí o sí cada día. De hecho, te interesará mucho probar la app TickTick, con cuatro niveles de urgencia para discriminar lo que tienes que hacer ya, enseguida o en las próximas dos horas.

Si casi siempre tienes que acumular tareas para otro día, sí que te interesa evolucionar. con una programación ‘time blocking’ pasas a asignar bloques de tiempo determinados a tareas concretas.

Las nuevas herramientas digitales permiten colocar rápidamente las tareas del día en los bloques de tiempo que más te convenga, de forma que te aseguras terminar las más costosas intelectualmente en las horas de mayor rendimiento mental (a primera hora de la mañana para la gran mayoría) y dejar las más livianas para las últimas horas.

Además, podrás encajar citas, el gimnasio o las llamadas de teléfono importantes para que no se te escapen. Te recomendamos la app para Mac Blotter: permanece en el escritorio y se sincroniza con el calendario de citas del ordenador. Para el resto, puedes utiliza aCalendar, con cerca de 50 colores para marcar los bloques de tiempo.

Por último, te sugerimos probar un método analógico que, sin embargo, puede superar en utilidad a las aplicaciones digitales: el ‘bullet journaling’. Se trata de llevar la estrategia ‘time blocking’ a las agendas de papel, con especial atención a la manera en la que diseñamos los bloques de tiempo y los ilustramos con colores, diseños de letras especiales, mandalas o fotos. Vamos a invertir más tiempo en llevar esta peculiar agenda, pero ese rato en el que estamos pensando en las tareas también nos sirve de relax y desconexión al recurrir a una tarea creativa y manual. Es increíble cómo relaja llevar uno de estos diarios de tiempo. Si les das una oportunidad, te sorprenderás.