'Timeboxing': la técnica definitiva para no perder el tiempo (y ser mucho más productiva en el trabajo)

Ixone Díaz

Dicen los expertos que perder un poco el tiempo de vez en cuando es estupendo para la salud. Ahí está el Niksen, un concepto holandés que defiende que no hacer absolutamente nada puede convertirnos en personas más productivas, felices y sanas. Pero también la guerra a la productivititis, ese mal de nuestro tiempo que nos hace sentir culpables cuando no estamos haciendo nada. Sin embargo, ni 'nadear' ni dedicarnos al 'dolce far niente' tienen cabida en nuestra jornada laboral, cuando una buena gestión del tiempo es imprescindible para sacar adelante el trabajo, completar proyectos y alcanzar objetivos. 

Pero no siempre es fácil. Todas hemos tenido uno de esos días en los que los imprevistos terminan dominando la jornada y las tareas se quedan a medias o, aún peor, sin empezar. Si, además, tienes una tendencia innata a procrastinar, el problema es aún mayor. Pero tiene solución. 

Para conquistar una forma más consciente de gestionar el tiempo, priorizar las tareas pendientes, aumentar la concentración, evitar la procrastinación y los imprevistos, pero también mantener a raya el perfeccionismo, hay una técnica que funciona como un reloj. O, mejor dicho, como un bloque de tiempo. El 'timeboxing'. 

¿Cómo funciona el 'timeboxing'?

Su nombre lo dice: el truco está en asignar bloques de tiempo para realizar las diferentes tareas. El tiempo será diferente en función de la dimensión de cada tarea. En eso, no hay reglas. Pueden ser unos minutos, unas horas, varios días y hasta semanas o meses, cuando de lo que se trata es de organizar grandes proyectos. 

Los bloques, además, pueden ser rígidos o flexibles. En los primeros, destinados a tareas pendientes menos exigentes y quizá no tan prioritarias, es necesario interrumpir el trabajo cuando se alcance el tiempo fijado, aunque el objetivo no se haya completado. Los bloques flexibles, pensados para tareas más complejas, pueden extenderse o acortarse en función de cómo se desarrolle el trabajo. En este caso, el límite temporal es una sugerencia, no un imperativo. 

Recomendaciones para ponerlo en práctica 

Los expertos de la plataforma de gestión de trabajo Asana proponen las siguientes recomendaciones para empezar a practicar el 'timeboxing'. 

1.  Haz una lista de tareas, trabajos y proyectos pendientes y ordena los bloques por prioridad e importancia. Agrupa tareas similares en bloques de tiempo consecutivos para optimizar el tiempo.

2. Usa un temporizador para controlar el tiempo o utiliza la alarma del móvil para respetar los bloques.

3. Cancelar un bloque puede ser tentador en un día particularmente estresante, pero trata por todos los medios de no hacerlo. Tómatelo como un compromiso. O como si fuera una reunión contigo misma que no puedes anular.

4. Silencia las notificaciones del móvil y cierra las pestañas del ordenador para lograr una mayor concentración.  

5. Haz una pausa breve entre un bloque y el siguiente, aunque sea para estirar las piernas, charlar con un compañero o beber un poco de agua. 

6. Haz balance y corrige todo lo que no funcione. ¿Has completado las tareas previstas? ¿El tiempo asignado para cada bloque era el adecuado?

Efectivamente, el 'timeboxing' tiene muchas ventajas: es una forma eficaz de evitar el 'multitasking', que como ya sabemos en una trampa (sobre todo para las mujeres), puede utilizarse para tareas individuales, pero también para liderar equipos en un proyecto o gestionar reuniones de manera más eficaz.

Sin embargo, también puede suponer un desafío para algunas personas a la hora de asignar tiempos adecuados a los diferentes bloques, conseguir un buen flujo de trabajo o un resultado de calidad sin sentirse abrumados por esta forma de organización. Como siempre, el truco está en el ensayo-error.