¿Se te acumulan las tareas pendientes? Estos tres métodos para la gestión del tiempo te ayudarán a ser mucho más productivo

Existen infinidad de técnicas para realizar una adecuada gestión del tiempo, pero estas tres que te presentamos a continuación tienen una eficacia probada y tienen su propia versión en forma de aplicación que puedes llevar en tu móvil. Además, sirven tanto para tu jornada laboral como para tu vida personal. ¿A qué esperas para ponerlas en práctica?

TÉCNICA POMODORO

Es un método de gestión del tiempo enormemente sencillo. Su creador es el ingeniero informático Francesco Cirillo y te permitirá enfocarte en una tarea al cien por cien, pero, para hacerla más llevadera, en periodos cortos de tiempo. Es ideal para estudiar grandes "tochos" (como unas oposiciones) o para realizar trabajos que requieren mucha concentración, pero no funciona tan bien para proyectos en grupo o procesos creativos.

Para utilizar la Técnica Pomodoro necesitarás, únicamente, un temporizador… y concentración plena. Eso quiere decir que debes cortar cualquier tipo de interrupción mientras estás trabajando. Pon en marcha el temporizador y, durante 25 minutos, lánzate con total dedicación a la tarea que quieres realizar. Cuando pase ese tiempo, tómate 5 minutos de descanso y despeja la mente haciendo algo totalmente diferente. Estos 25+5 minutos se denominan un Pomodoro. Cada cuatro Pomodoros debes hacer un descanso más largo, de 20 minutos.

Apps relacionadas. Existen infinidad de aplicaciones para implementar la técnica Pomodoro: Tomatoes, Tomatoro, BeFocused, Forest...

MÉTODO GTD (GETTING THINGS DONE)

El creador de este método de productividad (que podría traducirse como "Haz Que Pase") es el consultor estadounidense David Allen, que se ha convertido en un gurú de las organizaciones. El objetivo del método GTD es vaciar la mente de todas las tareas que tienes que hacer y organizarlas de forma lógica para poder llevarlas a cabo con eficiencia sin tener que depender de la (a veces, tan imprevisible) memoria. Este método de productividad está dividido en 5 pasos:

1. Recopila. Vuelca todas las tareas que debes realizar en una lista.

2. Procesa. Revisa una a una las tareas de la lista y analiza qué necesitan de ti. Si no requieren de una acción, bórralas (si no sirven para nada); archívalas como material de referencia (si crees que te pueden servir en el futuro) o etiquétala como quizá / en otro momento. Si las tareas necesitan que hagas algo, define cuál es el siguiente paso a seguir o delégala si no la puedes hacer tú. Y si llevarla a cabo requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente.

3. Organiza. Las tareas que requieran una acción deben ir asociadas a una fecha en el calendario, formar parte de un proyecto (es como Allen denomina a toda tarea que requiere más de una acción) o, si la hemos delagado, permanecer en espera.

4. Revisa. Es necesario revisar las listas con regularidad (al menos, una vez a la semana) para comprobar que todas las tareas están al día.

5. Haz. Este paso es evidente: ¿de qué sirve organizar las tareas si al final no se llevan a cabo? Pero, ¿por dónde empezar? Puedes organizarlas según el tiempo que tengas, el contexto o, incluso, las ganas que tengas en ese momento.

Apps relacionadas. Para clasificar las tareas puedes apoyarte en aplicaciones de creación de listas como Trello, Google Keep o Microsoft To Do. Y también te recomendamos que veas el vídeo de abajo. Explica muy bien el método GTD.

MATRIZ DE EISENHOWER

"Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Esta cita atribuida al presidente de Estados Unidos Dwight Eisenhower es la base de este método de gestión del tiempo. La técnica consiste en categorizar las tareas en una matriz que tiene las variables importante/no importante y urgente/no urgente. De esa manera, se da prioridad a unas frente a otras.

Urgente/Importante. Son las cosas que no pueden esperar, hay que hacerlas de inmediato y requieren de toda nuestra atención. Por ejemplo, una crisis abierta o un deadline.

No urgente/Importante. También requieren de nuestra atención y cuidado, pero hay que ponerles una fecha de finalización, que no tiene por qué ser inmediata. Es la tarea propia de una planificación. Hay que decidir sobre ella aunque no sea necesario realizarla de inmediato.

Urgente/No importante. Son las típicas tareas que pueden esperar para más tarde o, incluso, se pueden delegar.

No urgentes/No importantes. En una agenda muy apretada, estas tareas se "tiran a la papelera". Muchas veces coinciden con lo que se llaman "ladrones de tiempo".

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