El arte de apagar fuegos: cinco consejos para lidiar con los imprevistos en la oficina

Ana Mª Caballero

Llegamos a la oficina, abrimos la agenda y planificamos el día. Y cuando todo parece estar bajo control, empiezan a surgir fuegos inesperados que tenemos la necesidad imperiosa de apagar: los temidos imprevistos. Atender una llamada que se alarga en exceso, una reunión que no estaba en tu agenda y te absorbe como un agujero negro, un desesperante fallo informático en tu ordenador... Los hay de todo tipo, pero antes de sucumbir a un estado de parálisis o nerviosismo, lo primero que debes hacer es respirar, contar hasta diez y discernir cuán urgente es el imprevisto en cuestión. ¿Lo siguiente? Atender a estos consejos para apagar los fuegos que pueden surgir a diario en la oficina sin perder la productividad

1. Planifica todo lo que puedas

Aunque parezca de Perogrullo, la mejor forma, no tanto de evitar pero sí de amortiguar los imprevistos, es tener las tareas que desempeñas en la oficina perfectamente organizadas y planificadas. Para ello te aconsejamos que, en primer lugar,  cuentes con un calendario mensual donde tengas a mano las fechas o hitos importantes, como puede ser el lanzamiento de una campaña o la celebración de un congreso; en segundo, que revises semanalmente bien tu agenda, (te puede servir la regla de los tres colores); y por último, que realices un repaso diario de todo lo que debes hacer y vayas cumpliendo metódicamente. Esta forma de organizar tu trabajo te ayudará a interiorizar todas las tareas que desempeñas y a diferenciarlas, por tanto, de los temidos imprevistos.

2. Diferencia entre urgente e imprevisto

Muchas veces colapsamos porque consideramos que el imprevisto que ha trastocado nuestro plan del día es urgente. Pero, párate un momento y piensa. ¿Realmente lo es? Para ello es necesario saber distinguir bien entre imprevisto o urgente. Un imprevisto suele ser una tarea complementaria a las labores que sueles realizar en tu día a día, pero que no estaba prevista en tu planificación. Normalmente se suele solventar a lo largo de la jornada y tiene poco impacto en tus objetivos. La urgencia, en cambio, es un hecho en el que debes parar lo que estés haciendo en ese momento, requiere de mayor tiempo y energía en solucionarlo y sí es determinante en la consecución de tus objetivos.

3. Que el susto no te detenga: decide.

Cuando estalla un incendio, puede que te deje paralizada y no sepas cómo actuar. Además, a menudo nos dejamos llevar por una reacción emocional, que da lugar al enfado o la queja. Pero si has hecho los deberes, esto no debería ser un hándicap. Lo primero que debes hacer es analizar de qué se trata y concretar cuánto tiempo, energía y recursos necesitas para solventarlo.  El mindfulness puede ayudarte en estos casos, pues su método hace hincapié en poner la atención en el tiempo presente. De esta forma evitarás distracciones y podrás solucionar el imprevisto en menos tiempo del que piensas.

4. Prohibido procrastinar

Muchos de los hechos inesperados que surgen a lo largo de la jornada laboral se pueden solucionar en menos de dos minutos, según el método 'Getting things done' elaborado por David Allen. El sistema GTD sugiere la creación de listas con tareas concretas para cada contexto en lugar de establecer prioridades. En concreto, la base fundamental de la regla de los dos minutos se sustenta sobre la idea de que si puedes dar solución a un problema en un tiempo inferior a dos minutos, entonces debes hacerlo y resolverlo. De este modo, evitarás que la procrastinación se apodere de ti.

5. Los imprevistos existen y se les espera

Creer que los imprevistos se pueden evitar es ilusorio. Los imprevistos forman parte de nuestro trabajo y algunos de ellos son inevitables y consecuencia de acciones que desempeñamos erróneamente. Una comunicación ineficaz, la falta de planificación en las tareas o un mal uso de las herramientas que deberían ayudarte en tu productividad pueden estar detrás de la aparición de los imprevistos. Otros, en cambio, escapan a nuestro control. La buena noticia es que en la medida en que vayas afrontando más imprevistos, estos se convertirán en fortalezas dentro del desempeño de tu trabajo.