Cómo organizar tu agenda (con una regla y tres colores) parar salir siempre a tu hora de la oficina

Elena de los Ríos

Sabemos que la gestión del tiempo se ha convertido en una de esas soft skills imprescindibles para cualquier trabajador mínimamente autónomo o creativo y, por descontado, para el liderazgo. De hecho, la nueva manera de enfocar esta cuestión ha desmontado uno de los lugares comunes en los equipos tradicionales: que el multitasking es una cualidad que merece la pena reforzar en los equipos. Las mujeres hemos sido objetivo de este cliché, hasta el punto de convertir esta multitarea en una seña de identidad de lo femenino. Nos interesa rechazarlo. En realidad, llevar a cabo varias tareas a la vez ralentiza los procesos y disminuye la calidad de los resultados. Repetimos: no al multitasking.

Liquidar esta manera de trabajar con varias tareas abiertas es la regla de oro del método que te vamos a sugerir para salir siempre a la hora de la oficina. Se trata de ponerse un tope diario que no vamos a rebasar jamás. Olivier Burkeman, autor de 'Cuatro mil semanas. Gestión de tiempo para mortales' (Planeta), anima a "renunciar a esta idea de que vas a a ser capaz de hacer todo: no puedes decir sí a un número ilimitado de obligaciones o ambiciones. Es realmente esencial aceptar eso para poder ser capaz de llevar a cabo las cosas más grandes de las que eres capaz. De otra manera, estás perdiendo todo tu tiempo y tu atención en ese esfuerzo fútil de conquistar el tiempo".

Hay que renunciar a la idea de que vas a ser capaz de hacerlo todo: no puedes decir sí a un número ilimitado de obligaciones

El mensaje está claro: si atiborras la agenda diaria de tareas, vas a perder de vista las realmente importantes. Porque, como seguramente ya sabrás, nuestro cerebro puede boicotearnos al elegir misiones con poca exigencia intelectual y posponiendo las que a priori implican más esfuerzo. Te proponemos ensayar una estrategia sencilla. Elige tres colores: uno para las tareas exigentes e importantes, otro para los objetivos necesarios pero no centrales y otro para asuntos secundarios cuyo cumplimiento no es vital. ¿Cuántos puedes llevar a cabo de cada categoría? Si tu profesión es creativa, seguramente no podrás poner más de una tarea exigente al día, e incluso te costará varios días completarla. En otros casos, puedes llegar acaso a tres y resolverlas en una sola jornada.

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Para gestionar correctamente tu agenda y salir a tu hora de la oficina, es imprescindible que asignes a cada color de manera realista un número limitado de tareas. Has de ser inflexible: una vez llenas tu cupo de, pongamos, tres tareas de mediana importancia, no podrás añadir más. Si surge una reunión de última hora, tendrás que pasar tus cinco misiones prescindibles a otro día. Es importante visualizar que no vas a tener más de cinco, siete, nueve ítems de tareas al día. No más. "Si no gestionamos bien nuestro tiempo es porque estamos evitando nuestra propia gestión emocional", explica Burkeman. "Al perseguir formas de hacer que nos impiden reconocernos como seres limitados, nos incapacitamos para tomar decisiones difíciles o controlar de verdad cómo suceden las cosas".