Transformación Digital
Cómo pasar de seis oficinas a un único despacho en la nubeMarbella Solicitors es un buen ejemplo de cómo las soluciones digitales pueden marcar la diferencia en una pyme
Santiago Deza
Málaga es, según los datos del INE, la séptima provincia española con más porcentaje de población extranjera: el 15,2%. Y si nos centramos solo en otros ciudadanos de la UE, la ratio se sitúa en el 7,81%, muy por encima de Madrid y Barcelona, y en la quinta posición del ranking nacional. Se trata de un nicho de creciente importancia, que, como los ciudadanos españoles, paga impuestos, vende y compra propiedades y recibe herencias. Pero en su caso, tienen una dificultad añadida: no conocen las peculiaridades legales de España ni los acuerdos con sus países de origen. Y en muchas ocasiones el idioma también les supone cierta dificultad añadida.
El 8,02% de las casi 510.000 empresas de Andalucía ofrecen servicios jurídicos y de contabilidad, según los datos del INE.
A una parte importante de ese colectivo se dirige el despacho de abogados Marbella Solicitors, cuya oficina principal está en la ciudad andaluza, además de otras cinco por toda la Costa del Sol, y una séptima en Madrid. José Miguel López Ávalos, que dirige la empresa, explica brevemente y con orgullo la trayectoria del bufete: “Empezamos de la nada en 2002; yo trabajaba en una habitación. Y de esa nada hemos pasado a tener seis oficinas propias en la Costa del Sol; cualquier residente en el área tiene uno de nuestros despachos a veinte minutos o menos”.
Pero con el crecimiento del negocio -actualmente cuentan con unas 25 personas en plantilla- llegaron problemas que antes ni se planteaban, fruto de su forma de trabajar y de gestionar la información.
Varias oficinas, profesionales desplazándose continuamente a reuniones con clientes y sedes judiciales, la necesidad de compartir documentos sensibles y privados… “Antes todo lo imprimíamos, y se guardaba en la oficina de Málaga. Pero llegó un punto en que era muy difícil seguir así”, recuerda López Ávalos.
Las cinco claves de la digitalización
SEGURIDAD
El 73% de las empresas españolas ha sufrido al menos una brecha de seguridad en el último año, según Kingston. Por eso son tan importantes las conexiones seguras
SEGURIDAD
ANTES
Mayor riesgo de pérdidas y robos
Trabajar con material sensible en formato físico (datos personales como DNI, pasaporte, cuentas bancarias, etc.) suponía un riesgo, ya que siempre existía la posibilidad de pérdida o robo de los documentos.
SEGURIDAD
AHORA
Conexiones
seguras
Las empresas cuentan con mecanismos de prevención frente a ataques informáticos y servicios en la nube para almacenar la información, garantizando su seguridad al ser fácilmente recuperable en caso de pérdida o robo.
FLEXIBILIDAD
Para tres de cada cuatro empleados en España la flexibilidad influiría en su decisión de solicitar o aceptar un trabajo, según el informe sobre el estado de la tecnología en el entorno laboral VMware
FLEXIBILIDAD
ANTES
Rigidez y escasa conciliación
Disponer de los materiales de trabajo de forma física en un solo lugar obligaba a los empleados a realizar desplazamientos diarios a la oficina y a estar sujetos a unos horarios rígidos.
FLEXIBILIDAD
AHORA
Entornos ágiles y colaborativos
La digitalización ha generado modelos de trabajo más ágiles, móviles y colaborativos. Disponer de la información en carpetas compartidas abre las puertas al teletrabajo y permite gestionar la jornada laboral de forma más flexible, aumentando la motivación de los empleados.
EFICACIA
Ser más eficientes y disminuir costes es la principal razón para digitalizar la empresa para el 32% de los españoles, según la X Encuesta Mundial sobre el Coeficiente Digital de las Empresas
EFICACIA
ANTES
Largos procesos y altos costes
Al trabajar con documentos físicos y no disponer de la información en línea los procesos se dilataban en el tiempo, provocando retrasos en los servicios a los clientes, así como una menor productividad en la empresa y mayores costes.
EFICACIA
AHORA
Simplificación de procesos
Trabajar en movilidad con herramientas colaborativas desde cualquier dispositivo significa ganar tiempo en las gestiones. El análisis avanzado de la información permite además tomar mejores decisiones, llegar a más clientes y ofrecer un mejor servicio.
SOSTENIBILIDAD
La transformación digital está sentando las bases no solo de empresas más sostenibles, sino de un mundo más sostenible
SOSTENIBILIDAD
ANTES
Derroche de recursos
Trabajar con documentos físicos acarreaba un alto uso del papel y de tóners de tinta para la impresora, entre otros. Los desplazamientos diarios, además, contribuían a aumentar la huella de carbono.
SOSTENIBILIDAD
AHORA
Compromiso con el medioambiente
El uso del papel ha disminuido y se ha minimizado el impacto ambiental a través de soluciones de eficiencia energética, sistemas de climatización o gestión de residuos, así como trabajando la movilidad productiva para reducir los desplazamientos.
RELEVANCIA
Los beneficios de la transformación digital se despliegan en todas las áreas de las empresas, ayudándolas a crecer y a ser más relevantes para la sociedad
RELEVANCIA
ANTES
Poca diferenciación frente a los competidores
Los supuestos anteriores complicaban la labor de fidelización de clientes y una buena reputación de marca. Sin la digitalización, además, resultaba mucho más difícil personalizar la experiencia de los clientes y la creación de experiencias únicas para ellos.
RELEVANCIA
AHORA
Competitividad y confianza
La simplificación de los procesos junto a las aportaciones del big data y la inteligencia artificial, que nos permiten conocer a nuestro público, ha mejorado la experiencia de los clientes y la forma en que estos perciben a la empresa.
Varias oficinas, profesionales desplazándose continuamente a reuniones con clientes y sedes judiciales, la necesidad de compartir documentos sensibles y privados… “Antes todo lo imprimíamos, y se guardaba en la oficina de Málaga. Pero llegó un punto en que era muy difícil seguir así”, recuerda López Ávalos. La solución pasó por un proceso de digitalización, en el que Marbella Solicitors ha contado con el asesoramiento y los servicios de Telefónica Empresas y el software de Microsoft Office 365. Tras una implantación de varios meses, ahora todos los abogados trabajan en la nube, es decir, acceden a la información en tiempo real, eliminando trámites documentales y ganando un tiempo que pueden dedicar a lo que realmente es su trabajo o a su vida fuera del despacho.
El director del bufete pone un ejemplo muy sencillo: “Si antes teníamos que buscar el número NIE de un cliente, tardábamos al menos diez minutos.
Ahora con el móvil lo tenemos en diez segundos. La imagen de eficiencia que le das al cliente no tiene nada que ver”. Además de ganar flexibilidad y tiempo, Marbella Solicitors ha esquivado con la digitalización problemas que empezaban a hacerse presentes:
Para las pymes, los servicios en ‘cloud’ facilitan cumplir con la Ley de Protección de Datos y mejoran su ciberseguridad
“Trabajamos con material sensible, pasaportes y número de cuentas en temas de sucesiones, transacciones inmobiliarias… Pero los servicios en la nube que utilizamos nos certifican que cumplimos la Ley de Protección de Datos. Y el nombre de Telefónica te da unas garantías que no te dan otros”.
El reto era pasar de un almacén de papel enorme a documentación compartida en la red
Antonio Luque, ingeniero de clientes de la Dirección Territorial Sur de Telefónica, fue el encargado de implementar el proceso de digitalización de Marbella Solicitors, que tuvo algunas peculiaridades: “Para ellos es muy importante que el cliente sienta un trato personalizado, hasta en detalles como que cada una de las oficinas tenga su propia dirección de mail, especificando la localidad. Así que hay abogados que, al llevar casos en varias localidades, tienen hasta cinco cuentas de correo. Otro matiz importante era la gestión documental, que en un despacho de abogados así es tremenda. El reto era pasar de un almacén de papel enorme a documentación compartida en la red”.
Más allá de este caso concreto, Luque se encuentra en su día a día por la zona con un tejido empresarial algo reticente a los servicios en la nube, en ocasiones por desconocimiento. Pero las cosas están cambiando: “Se van convenciendo de que es absurdo tener toda la información de su empresa en sus propios servidores, y la tendencia es ofrecérseles modelos en la nube de pago por uso, algo mucho más flexible”. En zonas tan turísticas como la Costa del Sol, explica Luque, las empresas suelen necesitar más capacidad en la nube durante el verano. Según los cálculos de la Junta, el turismo supone el 13% del PIB de Andalucía.
El sector de la abogacía no es de los que más apuesta por la digitalización. “Este es un sector tradicional, en el que muchos abogados ni tienen página web”, asegura López Ávalos.
Según los datos del INE
el 10,8%de las empresas andaluzas cuentan con su propia web. En el conjunto de España, es un porcentaje bajo: solo es menor en Murcia y Canarias
Según el II Estudio de Innovación en la abogacía, elaborado por la editorial jurídica Lefebvre, el número de bufetes que sigue procedimientos de ciberseguridad, automatiza sus documentos legales o gestiona telemáticamente sus compromisos fiscales no llega al 50% “La verdad es que en este mundo se da poca importancia a la digitalización”, asegura el director de Marbella Solicitors. “Es un error y prefiero que siga así, porque nos da una ventaja competitiva clara”, dice riendo.
Créditos
Redacción: Santiago Deza | Coordinación: Cecilia Marín
Diseño UI: Alessandro Marra | Maquetación: Saúl Fernández
Ilustraciones: Roberto Norelli
